Quel est le meilleur outil d'organisation pour ta vie d'entrepreneur ?

Comme tu le sais, j’ai un rapport pas très simple avec l’organisation. 

Je plaide coupable pour ma trop-do-list et le fait que je sois ambassadrice de la Team P. 

Bien sûr, on ne peut pas régir chaque pan de son business avec un emploi du temps parfaitement calé, car on reste humain. 

Mais ce serait mentir si je te disais qu’il ne faut pas un semblant d’organisation. 

Dans cet article, je te raconte comment faire pour choisir le meilleur outil d’organisation pour ton business et comment j’ai choisi le mien. 

le meilleur outil d'organisation dans ta vie d'entrepreneure

Pourquoi choisir un outil d’organisation dans sa vie d’entrepreneure ? 

🧰 Un outil d’organisation pour planifier tes journées

S’organiser permet SURTOUT de gagner en productivité. 

Si tu as une trop do-list à rallonge, ton cerveau risque de t’envoyer des signaux pas très positifs : résultat, tu risques de procrastiner. 

Et en tant qu’ambassadrice de la team P, je me dois te prévenir que cela impactera fortement ta façon de travailler et l’avancée de tes projets. 

Certains outils digitaux te permettent d’organiser tes journées, de créer des blocs de temps, de créer une to do list (avec 3 tâches maximum dans la mesure du possible)… 

Bien entendu, on ne peut pas prévenir l’imprévisible. On reste des êtres humains et non des robots ! 

🧰 Un outil d’organisation pour ta prise de note digitale

Fini les feuilles volantes ! 

Que ce soit pour tes projets, tes objectifs, tes nombreuses idées qui font chauffer ton cerveau, la possibilité de prendre des notes digitalisée aide à être BEAUCOUP plus sereine : on ne perd plus les papiers ! 

Étant une grande fan de carnets en tout genre (je t’avais montré un aperçu de ma collection dans un Reel sur Instagram), j’aime pouvoir prendre des notes à côté, mais de pouvoir tout centraliser au même endroit est GÉNIAL. 

Si tu t’y prends de la bonne façon, tu pourras organiser tes notes selon des catégories afin que tu te retrouves. 

🧰 Un outil d’organisation pour reporter tes clientes et avoir un meilleur suivi 

Si tu effectues des prestations, que ce soit des coachings ou autre, pouvoir suivre tes clients et leur apporter un suivi personnalisé n’apportera que du BON à ton business. 

Tu créeras une expérience client unique, en mettant en place un système de suivi pour t’aider à savoir quoi faire, pour qui et pour quand ! 

De plus, tu peux revenir sur tes anciennes clientes, leur envoyer un petit mail. 

Cela participe à l’élaboration d’une stratégie Customer Care pour optimiser la qualité de tes services et des échanges avec ta clientèle. 

🧰 Un outil d’organisation pour analyser tes statistiques et faire tes reportings 

Pouvoir analyser tes résultats et suivre ton évolution chaque mois te permettront d’optimiser chacune de tes actions. 

Toujours faire moins pour avoir plus ! Si tu connais la loi du 80/20, tu dois comprendre de quoi je parle. 

Cette loi te permet de récolter 80 % de récompense sur 20 % d’efforts. De quoi bien optimiser ta charge de travail destiné à ton business ! 

🧰 Un outil d’organisation pour suivre tes projets en cours

Ton business est en constante évolution ! 

Tu as 10 000 idées à la seconde et tu as besoin de pouvoir suivre chaque étape sans pour autant t’éparpiller (team poulpe, levez vos 8 bras). 

Pour pouvoir gérer ta stratégie éditoriale, le lancement de ton podcast (et j’ai hâte de te faire découvrir le mien), tes idées de contenus, on finit par s’y perdre ! 

Et souvent, tu finis par abandonner, car tu ne retrouves plus ta trame ou ta petite feuille de la veille. 

Et Dieu sait combien il est important d’être régulière dans sa création de contenu.

Comparatif des outils d’organisation les plus connus 

Maintenant que je t’ai fait saliver, tu dois certainement te demander lequel choisir ? 

Patience ! Je te vois déjà ouvrir encore un nouvel onglet dans ton navigateur pour chercher chaussure à ton pied. 

Et je vais te parler de 3 outils d’organisation qui reviennent TRÈS souvent dans l’univers du business en ligne. 

🌟 Trello : l’incarnation de la simplicité 

C’est un des premiers que tout le monde utilisait. 

Très pratique et facile d’utilisation, c’est l’un des premiers logiciels à offrir un système de gestion type Kanban (oui, c’est du japonais !). 

Cette méthode d’organisation se base sur un système de carte, sorte d’étiquettes, un peu comme des catégories si tu veux (à faire, en cours, terminé, par exemple). 

Il est même possible d’y travailler en collaboration. Cependant, même si ce style de fonctionnement est très pratique, Trello présente certaines limites. 

  • plus pratique sur des projets ponctuels plutôt que sur du long terme ou l’organisation au quotidien ;
  • manque de visibilité dès qu’on ajoute plus de 30 cartes sous un projet à cause de la visualisation Kanban ;
  • pas de possibilité de créer des sous-tâches.

🌟 Asana : l’idéal pour gérer plusieurs espaces collaboratifs

Celui-ci est un outil avec beaucoup plus de fonctionnalités que Trello. 

C’est une plateforme qui est plus adaptée pour des travaux collaboratifs plutôt qu’en solo et présente un excellent rapport qualité/prix (avec un plan gratuit of course). 

Asana possède un plan très fonctionnel avec une meilleure visualisation sur l’avancée des projets et des tâches, contrairement à Trello.

Mais Asana présente tout de même quelques petits inconvénients, malgré toutes ses fonctionnalités. 

  • les projets nécessitent de mettre absolument en place une to-do list ;
  • pas de possibilité de créer des bases de données (clients, process..) ;
  • pas de possibilité d’organiser et structurer les connaissances d’une entreprise (archivages, documents importants…).

🌟 ClickUp : l’outil pour manager des équipes et des projets 

ClickUp est un outil qui permet aux petites comme aux grandes entreprises de collaborer et faciliter la gestion de projets. 

Il regroupe plusieurs fonctionnalités intéressantes, notamment en intégrant un système de communication entre collaborateurs, l’envoi de notifications par mail pour signaler les tâches qui arrivent à terme et une visualisation claire de l’avancée des projets pour booster la productivité. 

Cependant, ClickUp n’est pas parfait ! 

  • l’outil est totalement en anglais (pour ceux qui préfèrent Molière à Shakespeare, sorry) ;
  • présente même trop de fonctionnalités pour les exploiter à 100 % (à tel point qu’on s’y perd);
  • la prise en main et la navigation sont quelque peu difficiles au début.

🌟 Notion : le tout-en-un 

Notion est un outil qui regroupe 3 types d’utilisation : la création et gestion de base de données, la prise de notes et l’archivage et la gestion de projet. 

Un principe tout-en-un qui permet de tout centraliser au même endroit : base de données clients, stockage de process et documents importants ainsi que l’avancement sur des projets pour mieux s’organiser. 

Il est également possible d’y ajouter des collaborateurs ! 

Le côté page blanche est autant un avantage qu’un inconvénient : cette possibilité de personnalisation ravira les plus créatifs ou ceux qui ne veulent pas se limiter à une seule structuration. 

Notion a également quelques inconvénients : 

  • il est aussi tout en anglais ;
  • on arrive sur une page toute blanche : ce qui peut frustrer lors de la prise en main ;
  • il faut avoir du recul sur la structuration idéale qu’on veut donner à son espace.

Notion : le meilleur outil d’organisation

🥰 Une personnalisation à l’infini 

Je te l’avoue : jusqu’à présent, je gérais mon business avec Google Docs. Je n’étais pas du tout outil business aussi surprenant que cela puisse paraître ! 

C’est par la suite, et grâce à mon amie Safiya, que je me suis tournée vers Notion (Nocheun pour les intimes). 

Ce que j’avais redouté, c’était la fameuse page blanche, mais en réalité, le style épuré me correspondait tout à fait. 

Je pouvais laisser libre cours à ma créativité (et à mes 8 bras de poulpes). 

Le fait de pouvoir tout personnaliser à souhait est un avantage comme un inconvénient. 

Pour les esprits plus structurés, cela peut perturbé. 

Pour ma part, j’ai pu mettre en place mon propre système d’organisation et de visualisation pour être le plus efficace possible. 

🥰 Espace collaboratif agréable 

Notion peut faire peur, mais dès qu’on le prend en main, c’est d’une simplicité déconcertante ! 

Je suis ravie d’utiliser cet outil aujourd’hui et il me permet entre autres de connecter mes documents hébergés sur Google Docs, de partager des espaces avec mes collaboratrices (notamment avec ma rédactrice) et cela me fait gagner énormément de temps ! 

Il me permet de :

  • communiquer sur l’espace partagé ;
  • garder une trace écrite de toutes les observations ;
  • suivre en temps réel l’avancée des tâches en un coup d’œil.

🥰 Un véritable vide cerveau 

Cet outil est tellement polyvalent qu’on le qualifie souvent de vide cerveau ! 

Tu peux créer des bases de données, archiver des contenus. 

Et je ne te parle même pas encore des extensions sur les navigateurs qui te font gagner un temps dingue ! 

Tu peux y noter tes éventuels projets ou la moindre idée qui voudrait s’échapper de ton cerveau. 

Ce qui est très pratique lorsque l’on doit rester absolument concentré sur une tâche, détourner son attention de l’ordinateur pour noter dans son carnet. 

🥰 Mon outil d’organisation coup de coeur

C’est le meilleur outil que je puisse te conseiller, l’utilisant moi-même ! 

Tous ces arguments ont fait que je l’utilise à présent dans ma vie quotidienne. La formule gratuite permet déjà un accès à toutes les fonctionnalités. 

Les plans payants restent tout de même très abordables (à savoir que ce ne sera utile que si ton business atteint une certaine ampleur). 

Et ce n’est pas tout ! Tu peux obtenir des « crédits » en effectuant des petites actions simples et donc de profiter de la formule payante quelques mois sans même payer un rond ! 

Si tu n’arrives pas à utiliser Notion, j’ai une pépite pour toi : la formation de Céline, Notion Simplifié, qui t’aidera à le prendre en main et te créer un univers de folie (même si tu es débutante) !

En conclusion pour le meilleur outil d’organisation

Choisir un outil d’organisation est essentiel à mes yeux dans un business. Il le devient surtout lorsqu’on atteint un certain stade et que les feuilles volantes deviennent un supplice ! 

Tu apprends à tout centraliser au même endroit et différentes applications ont vu le jour après le fameux Evernote : ClickUp, Asana, Notion, Trello… 

Il y en a pour tous les goûts et je t’avoue que mon choix s’est porté sur Notion. 

Il apporte cette liberté de pouvoir TOUT faire et structurer comme on le souhaite et c’est véritablement ce qui m’a séduite. 

Il est vrai qu’il peut frustrer avec ses pages toutes blanches [je t’avoue que j’ai eu peur aussi], mais en étant formée, on devient vite adepte de la Team Nocheun [si l’on veut le prononcer à l’anglaise]. 

Si toi aussi tu veux pouvoir utiliser tout le potentiel de ce logiciel, mais que tu ne sais absolument pas comment faire, la formation de Céline est là pour t’aider à gérer Notion d’une main de maître ! 

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